Elektronikus önellenőrzési napló: mit vár el a NÉBIH?
Sok élelmiszer-vállalkozás ma is gyűrűs mappában vezeti az önellenőrzési naplót, és meglepődik, amikor kiderül, hogy a papír önmagában már nem elég. Az önellenőrzési rendszerről szóló 28/2017. (V. 30.) FM rendeletet 2023 novemberében módosították, és a NÉBIH útmutatója szerint 2024. május 1-jétől az adatlapok kizárólag digitális úton, a keletkezésük vagy beérkezésük után indokolatlan késedelem nélkül készülhetnek. Nézzük, mit jelent ez a mindennapokban, és mit NEM jelent.
Mi az önellenőrzés, és miért külön téma a HACCP mellett?
A HACCP a veszélyek azonosításáról és a kritikus pontok kezeléséről szól. Az önellenőrzés arról, hogy a vállalkozás rendszeresen, tervezetten és dokumentáltan meggyőződik róla: amit a HACCP-rendszer előír, az valóban meg is történik, és az eredmény megfelelő. A kettő ugyanabból az adatból dolgozik, ezért érdemes egy helyen kezelni. Erről szól a HACCP és nyomonkövetés egy rendszerben cikkünk.
Mit kell tartalmaznia az önellenőrzési tervnek?
A NÉBIH útmutatója szerint a tervben szerepelnie kell többek között az alábbiaknak:
- az ellenőrzés alá vont tevékenységek leírása;
- a terv érvényességi ideje;
- az egyes folyamatoknál alkalmazott módszerek;
- a dokumentálással történő igazolás módja;
- az adatok megőrzési ideje;
- az ellenőrzés tárgya és a rá vonatkozó követelmények;
- az ellenőrzés gyakorisága és pontos helye;
- az ellenőrzést végző személyek neve és beosztása.
Az alkalmazható módszerek között az útmutató nevesíti az érzékszervi vizsgálatot, a megfelelőségi mérést, a mintavételt és laborvizsgálatot, a megfelelőség ellenőrzését (például higiénia, kártevőirtás), a panaszok elemzését, valamint az adatok áttekintését és dokumentált értékelését.
A digitális követelmény: „indokolatlan késedelem nélkül”
Ebben a mondatban két külön követelmény bújik meg, és a második a nehezebb.
Az első a forma: az adatlap digitálisan készül. Ezt egy táblázatkezelő is teljesíti, elvileg.
A második az időzítés: a keletkezéskor, késedelem nélkül. Ez az, amit a havonta összekapkodott dokumentáció nem teljesít, akkor sem, ha digitálisan kapkodják össze. Ha a hűtő hőmérsékletét reggel mérik, de a bejegyzés a hónap végén kerül be egyetlen ülésben, az a követelmény szellemével megy szembe, és egy ellenőrzésen jellemzően fel is tűnik: az egy időben rögzített, gyanúsan egyenletes adatsor beszédes.
Amit a NÉBIH kifejezetten NEM ír elő
Fontos tisztázni, mert sokan ellenkezőleg hiszik. A NÉBIH tájékoztatása szerint a hatóság nem írja elő konkrét program, szoftver vagy applikáció alkalmazását, és nem ad ki kötelező sablont vagy formanyomtatványt sem.
Vagyis nincs „NÉBIH-hitelesített” szoftver, és nincs olyan lista, amelyről választani kellene. A követelmény funkcionális, nem terméknévhez kötött: az adatoknak a keletkezésükkor, digitálisan, visszakereshetően kell rögzülniük, és a rendszernek képesnek kell lennie az önellenőrzési terv tárolására és a rögzített, naplózott ellenőrzési adatok bemutatására.
Elektronikus távoli elérés a hatóságnak
A NÉBIH tájékoztatása szerint az elektronikus távoli elérést a hatóság részére annak egyedi megkeresése esetén kell biztosítani, a szükséges technikai paraméterekben megállapodva. Az ellenőrzés módszerét és a technikai részleteket ügyfelenként, a vizsgálat céljához, az ágazati sajátosságokhoz, a rendelkezésre álló technikai megoldásokhoz és a vállalkozás meglévő önellenőrzési vagy minőségirányítási rendszeréhez igazítva egyeztetik.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem kell állandó hatósági hozzáférést nyitni a rendszeredhez. Azt viszont tudnod kell, hogyan adsz hozzáférést vagy hogyan exportálsz hiteles, olvasható kimutatást, ha kérik.
Mire figyelj, ha szoftverre váltasz?
- Rögzítés a keletkezés helyén. Ha a dolgozónak külön gépig kell sétálnia, a bejegyzés csúszni fog. Mobilon, a hűtő mellett kell tudni rögzíteni.
- Időbélyeg és visszakereshetőség. Legyen látható, mikor és ki rögzítette az adatot, és utólag is kereshető legyen.
- Hiánylista. A rendszer szóljon, ha egy kötelező bejegyzés kimaradt, még aznap. Ez a különbség a nyilvántartás és a valódi önellenőrzés között.
- Export. Egy ellenőrzésen néhány perc alatt kell tudnod olvasható formában átadni az adatokat.
- Megőrzés. Az adatok megőrzési idejét a terv rögzíti, a rendszernek pedig ki kell szolgálnia.
- Kapcsolat a nyomonkövetéssel. Az ellenőr jellemzően egy konkrét tételre kérdez. Sokkal erősebb, ha a HACCP-bizonyítékok ugyanahhoz a tételhez kapcsolódnak, nem külön rendszerben élnek.
Önellenőrzés és nyomonkövetés egy helyen
Nézd meg a demóban, hogyan kapcsolódik egy hőmérséklet-bejegyzés a konkrét gyártási tételhez.
Próbáld ki a demótGyakori kérdések
Kötelező elektronikusan vezetni az önellenőrzési naplót?
A NÉBIH útmutatója szerint a 28/2017. (V. 30.) FM rendelet módosítása nyomán 2024. május 1-jétől az adatlapok kizárólag digitális úton, keletkezésük vagy beérkezésük után indokolatlan késedelem nélkül készülhetnek. A rendelet hatálya nem minden vállalkozásra terjed ki azonos mélységben, ezért a saját kötelezettségedet a NÉBIH útmutatójában ellenőrizd.
Előír a NÉBIH konkrét szoftvert?
Nem. A hatóság kifejezetten közli, hogy nem írja elő konkrét program, szoftver vagy applikáció alkalmazását, és kötelező formanyomtatványt sem ad ki.
Mit jelent az elektronikus távoli elérés?
Azt, hogy a hatóság egyedi megkeresésére, a technikai paraméterekben megállapodva kell hozzáférést biztosítani. Nem állandó, folyamatos hozzáférésről van szó.
Elég egy táblázatkezelő?
A digitális forma követelményét teljesítheti, de a keletkezéskori rögzítést, a visszakereshetőséget és a kimaradt bejegyzések kiszűrését jellemzően nem. A gyakorlati kockázat nem a formátum, hanem az utólag, egyben kitöltött adatsor.
Források
- NÉBIH: Önellenőrzési rendelet, útmutató (28/2017. (V. 30.) FM rendelet)
- NÉBIH: Elektronikusan vezetett önellenőrzési terv követelményei
- NÉBIH: Élelmiszerbiztonság
Ez a cikk általános tájékoztatás, nem minősül hatósági vagy jogi állásfoglalásnak. A konkrét kötelezettségekről a hatályos jogszabályok és a NÉBIH hivatalos tájékoztatói adnak eligazítást.